Мероприятие на грани краха, или как устранять форс-мажоры на ивентах

Мероприятия могут продумываться долгими месяцами командой опытных маркетологов, любые решения приниматься только после проведения комплексных исследований и СВОТ-анализов, а зал оформляться с учетом каждой мелочи. Но все эти усилия могут завершиться крахом, если наступает непредвиденная ситуация под названием форс-мажор.

Особенностью таких событий является то, что ни опыт и умения распорядителя, ни количество человек в команде не влияют на вероятность возникновения проблемы, называемой американскими специалистами "Shit happens". Если произошла такая ситуация, то нужно не допустить паники, совладать со своими эмоциями и не потерять контроль над происходящим. Какие события могут пустить мероприятие по незапланированному отрицательному сценарию?

Форс-мажор не появляется из-за системной ошибки организаторов. Если количество проданных билетов не устраивает распорядителя, то причину нужно искать в непродуманной реализации или недостаточных маркетинговых усилиях, но никак не в появлении непредвиденных ситуаций. Форс-мажор - это событие моментальное, а не нарастающее по мере неправильных действий либо бездействия.

Перебои с подачей электричества

Веерные отключения, плановые ремонтные работы в электросетях, мелкий сбой, выбивание пробок или глобальный блэкаут во всем районе либо городе - ситуации нередкие. До начала праздника нужно выяснить, подключен ли зал к резервному генератору, будет ли на мероприятии присутствовать дежурный технический специалист, как быстро сможет прибыть на место ремонтная бригада.

Также рекомендуется составить список телефонов электриков, аварийных служб и управляющей компании - это не требует колоссальных затрат времени и усилий, а информация когда-нибудь да и пригодится. Если форс-мажор состоялся и свет отключили, то нужно выяснить предполагаемый срок устранения поломки, и если он адекватный, то дождаться подачи электричества. Гостям в это время можно предложить напитки и закуски.

Отсутствует важный гость

На многих мероприятиях могут выступать известные лица, поэтому профессиональный распорядитель обязан постоянно контактировать с ключевыми фигурами ивента. Отсутствие важного спикера на мероприятии - реальная ситуация, поскольку у людей бывают разные жизненные обстоятельства (задержка самолета, проблемы со здоровьем, потеря документов и т.д.) Если ожидаемая персона в адекватное время прибыть не сможет, то организатор идет по одному из двух путей - возвращает гостям деньги за билеты или же оперативно привлекает равнозначного выступающего.

Первый сценарий является не самым желательным, поскольку даже компенсация затрат посетителям не спасет подмоченную репутацию. Заработать деньги можно быстро, а вот трудиться над образцовым послужным списком компании - дело многих месяцев и даже лет. Чтобы обезопасить себя на предмет возникновения подобного форс-мажора, желательно подготовить пару запасных спикеров. Выбрать подходящую кандидатуру для "скамьи запасных" - дело сложное, поскольку человек должен всегда быть на связи, владеть информацией по тематике мероприятия и согласиться провести в состоянии боевой готовности несколько часов, не имея 100%-ной гарантии привлечения его ораторских услуг.

Ситуация усугубляется, если в течение дня предусмотрены выступления нескольких спикеров и приглашенные прибывают ко времени появления на сцене определенного человека. Если планируется мероприятие, посвященное ознакомлению представителей бизнеса с нововведениями в законодательной сфере в разных областях (налогообложение прибыли, формирование НДС и т.д.), то многие иногородние посетители могут появляться на мероприятии ко времени, назначенному на проведение конкретного тематического блока. Человек, который провел несколько часов в дороге, желая выслушать выступление ведущего аудитора и задать конкретные вопросы по интересующей его тематике, будет недоволен и разочарован, увидев столь грубые несоответствия в ранее анонсированном сценарии. И в такой ситуации недовольный гость будет на 100% прав.

Опоздание важной персоны можно умело обыграть, если ивент проводится несколькими потоками. До того момента, когда прибудет ключевая фигура, гостей приглашают на соседние площадки, организуют кофе-брейк или проводят экспресс-конференцию в режиме "вопрос-ответ" на универсальные, но актуальные для всех присутствующих тематики. Для этого нужно заранее позаботиться о готовности оперативно расставить на столы сладости и напитки или принять поток посетителей в соседних залах.

Технические факторы

В список угроз для исхода любого мероприятия входит технический сбой. Поскольку большинство торжеств организуется с использованием аппаратуры - ноутбуков, проекторов и других гаджетов, то их выход из строя не такое уж редкое явление.

Отличной подстраховкой является подготовка дополнительного комплекта оборудования, которое можно оперативно подключить в случае поломки. Но данная мера не является возможной к осуществлению, если дорогостоящая аппаратура берется в аренду. В таких ситуациях очень важно уделить внимание предварительной проверке тех же ноутбуков, кликеров, беспроводных мышек, проекторов на предмет скоростной работы, воспроизведения нужных форматов презентаций, отсутствия проблем с перегреванием корпуса и т.д.

Важно заранее согласовать с владельцем оборудования, как быстро он отреагирует на сигнал о выходе из строя какого-либо аппарата, сумеет ли оперативно заменить гаджет, кто конкретно будет этим заниматься. До начала презентации, выставки или конференции нужно составить список номеров, по которым можно связаться со специалистами или другими компаниями, поставляющими аналогичную технику, в режиме 24/7. Экстренное обращение за помощью в нерабочее время - это дорого, но позволит распорядителю сохранить репутацию и провести запланированное мероприятие по ранее запланированному графику.