Форс-мажоры в ивент-индустрии и методы их устранения
Даже профессиональному организатору, который долгие месяцы занимается продумыванием каждой детали предстоящего ивента, не под силу совладать с неожиданными событиями, носящими название форс-мажорных. Предотвратить возникновение непредвиденных сложностей нереально, но можно позаботиться о том, чтобы форс-мажор не привел к необратимым последствиям для бизнеса. Какие обстоятельства способны нарушить программу проведения ивента?
Проблемы со звуковым сопровождением или освещением
Место проведения мероприятия распорядитель выбирает заранее, чаще арендует у той компании, которая выставляет минимальные цены при более-менее добротном состоянии зала или площадки. Обязанностью арендатора является предварительная проверка всех систем и установок, отвечающих за звук и свет. Если оборудование старое или качество его работы не дает гарантий успешного проведения ивента, то от всего помещения рекомендуется отказаться.
Часто происходят сложности по причине чрезмерной доверчивости распорядителя, которого убедили в оперативном реагировании ремонтной бригады в случае сбоев в работе техники. Чтобы избежать негативных последствий собственных недоработок, нужно отказаться от идеи снять помещение подешевле, а сосредоточить внимание на технической оснащенности зала.
Проблемы с записью видео
Ситуации, когда на ивенте не записался кусочек вечера или все мероприятие, случаются довольно часто. Если из всего видео выпадает незначительная часть мероприятия, то можно принести свои извинения заказчику или участникам, и сделать скидку. Но более серьезные последствия ожидают в тех случаях, когда видео мероприятия и есть тем продуктом, который заказали клиенты. Выходом из неловкой ситуации станет повторная съемка, если позволяет формат ивента.
Но когда речь идет о конференции, то воспроизвести повторно данное событие не получится - остается только вернуть деньги клиентам и надеяться, что репутация компании пострадает не катастрофически. По этой причине выбор подрядчика, оказывающего услуги профессиональной видеосъемки, имеет важное значение. Исполнитель должен быть ответственным и готовым оперативно устранить неполадки в работе видеооборудования.
Опоздание или отсутствие подрядчика
В список подрядчиков, которые помогают организовать и провести ивент, входят кейтеринг-компании, фирмы по развозу подарков, поставщики оборудования и т.д. Никто не застрахован от ситуаций, когда к назначенному времени подрядчик не появляется. Примером служит обеденный перерыв, проведение которого возложено на кейтеринговую организацию: участники мероприятия готовы проследовать в зал с накрытыми столами, а организатор данной части вечера своевременно не обеспечил требуемые условия.
Рекомендуется не ждать появления таких ситуаций и не принимать поспешных решений, а заранее получить гарантию своевременного получения данной услуги. Добиться этого можно с помощью анализа поставщиков конкретной услуги, их репутации и послужного списка. стоит уделить время анализу условий, в которых будет предоставляться услуга: проезд к месту проведения ивента, наличие дорожных пробок, погодные условия и прочие факторы, которые могут нарушить планы организатора. Для подстраховки нужно иметь под рукой телефонные номера конкурентных компаний, которые готовы в экстренном режиме предоставить все необходимое для проведения мероприятия.
Проблемы с трансляцией ивента
Предварительное тестирование установок и качества интернет-связи - обязательное требование к проведению мероприятия. Даже в тех случаях, когда организатор неоднократно пользовался техническими возможностями конкретного помещения или площадки, нужно не полениться и который раз провести проверку работоспособности всех устройств. Если распорядитель не уверен в качестве работы какой-либо единицы оборудования, то рекомендуется понести дополнительные затраты, но подстраховаться на случай форс-мажора. Идеальным решением является использование услуг профессиональных подрядчиков, пусть и по завышенным ценам.
Слабый интернет-трафик и технические сложности
Если проводимое мероприятие транслируется в сети, то рекомендуется заказать у площадки индивидуальный или даже несколько каналов, закрепленных за конкретным ивентом. Организатору следует учесть, что каналы могут раздавать wi-fi, поэтому нужно отключить данную возможность или усилить мощность трафика, если предусмотрено подключение гостей ивента к беспроводному интернету. Дополнительные пожелания распорядителя приведут к увеличенным затратам, но они же и являются гарантией отсутствия сбоев во время трансляции.
С виду мелочь, но очень серьезная по последствиям - проблема с открытием презентации на флешке. Нужно заранее получить файл с материалами, сохранить его на нескольких носителях и проверить каждый из них в работе. Особое внимание уделяют состоянию компьютерной техники на площадке, заранее проверяют ее совместимость с оборудованием, которое арендуется у сторонних компаний. Если в рамках конференции планируется выступление спикера с презентацией своего материала на экране, то нужно уточнить, будет ли это лицо использовать личный ноутбук или согласится провести показ с помощью оборудования организатора.
Погодные условия для ивентов в формате open air
Разгонять тучи над городом можно лишь в случае проведения мероприятия федерального масштаба. Чтобы избежать неприятной ситуации, связанной с ухудшением погодных условий, нужно согласовать с подрядчиками возможность быстрого сооружения навесов и защитных конструкций как для посетителей, так и электрического оборудования. Повлиять на природную стихию распорядителю не под силу, но организовать зрелищный ивент, который публика посетит даже в дождь и град, он в состоянии.
Воздействие факторов, которые могут кардинально изменить программу мероприятия не в лучшую сторону, нельзя предугадать. Но если уделить внимание предварительному анализу подрядчиков, тестированию техники и оборудования, проверке условий предоставления услуги, то велики шансы на удачное проведение ивента.
Смотрите наши услуги: