Event-менеджер и круг его обязанностей

Сотрудники event компаний, работающие в event-менеджменте, часто затрудняются объяснить посторонним (а также знакомым и родственникам), чем конкретно они занимаются. Ведь в сознании большинства людей event (что в переводе обозначает просто "событие") ассоциируется с торжеством. И чаще всего - со свадьбой.

Поэтому работа такого специалиста представляется непрерывной чередой тусовок, вечеринок и праздников. Но так ли это, и является ли трудовой день непрерывной чередой развлечений?

Увы, подобное представление далеко от действительности. Веселья здесь не намного больше, чем в обыденности эксперта по социальным сетям (SMM) или контент-маркетолога. Давайте попробуем выяснить, в чем же заключается работа event-менеджера, что кроется за таким названием, и с чем эту специальность путать не стоит.

Чего не стоит приписывать event-менеджеру

Сперва избавимся от распространенных заблуждений и опишем, чем такая специальность не является.

Увы, это не бесконечное веселье. Не стоит думать, что заработок специалисты совмещают с развлечениями, которые сами же и устраивают. Даже находясь в средине "тусовки", менеджер не столько получает удовольствие, сколько следит за прохождением мероприятия и обслуживанием его. Его задача - следить, чтобы ничего не мешало отдыху гостей. Ведь успех мероприятия зависит от того, насколько быстро "крутится" его организатор.

Достаточно посмотреть статистику, которая бесстрастно размещает эту должность на 5 месте по подверженности стрессам (согласно отчетам за 2016 год).

С чем не стоит путать работу event-менеджера:

• Кейтеринговое агентство. При организации мероприятия необходимо контактировать с системой кейтеринга. Но это не означает, что агент выполняет работу этой компании.
• Менеджер ресторана или кафе. Во время подготовки любого мероприятия приходится общаться с сотрудниками места проведения. Но не подменять их, ведь задачи не похожи.
• Ассистент руководителя. Несмотря на то, что при такой работе постоянно нужно согласовывать решения с руководителем компании, ассистентом менеджер не становится.
• Свадебный организатор. Свадьба - особенный и отличный от других вид мероприятий. Ее проведение требует специфических навыков и подходов. Кроме креативности и лидерских навыков она требует таких качеств, как эстетический вкус, ловкость, умение быстро сделать что-то собственными руками и находчивость. Эти качества (не в столь высокой степени) нужны и event-менеджеру. А вот знание маркетинга и навыки в PR организатору свадеб не обязательны. Так что хотя по некоторым признакам они и похожи, эти специальности нельзя назвать идентичными.

Так что же должен уметь event-менеджер?

Для того, чтобы мероприятие прошло на высоком уровне, необходимы как опыт, так и внушительный багаж знаний. Чаще всего организационная команда невелика, и каждый из сотрудников должен обладать хотя бы базовыми знаниями во многих областях и постоянно совершенствоваться сразу в нескольких направлениях. Перечислим основные (и это еще не все!) параметры, которых необходимо хорошо освоить для того, чтобы качественно проводить торжества.

• PR менеджмент. Мероприятие необходимо как можно шире осветить. Чтобы добиться успеха, привлекают внимание СМИ и публики. Это и является задачей PR - налаживание отношений с прессой, создание завлекательного пресс-релиза, генерирование креативных идей. Ведь если всего этого не сделать, даже шикарно организованное событие пройдет незамеченным. А это равносильно полному провалу.
• Маркетинг. Провал или успех мероприятия на 70% зависит от умения продвинуть его, привлечь заинтересованных лиц, обратить их внимание на поставленную задачу. То есть завернуть идею в привлекательную упаковку.
• Копирайтинг. Тексты объявлений, контент сайта, рассылка рекламных материалов - это требует навыков копирайтера.
• SMM специалист. Сегодня неотъемлемой частью любой рекламной и маркетинговой компании является разработка SMM-стратегии. И владеть ее основами должен каждый менеджер.
• Менеджер по продажам. Мероприятие нужно представить целевой аудитории. Но приходится также привлекать партнеров и спонсоров. А центральной фигурой в любом бизнесе, касающемся денег, является специалист по продажам. И его умения незаменимы.
• Дипломат. В процессе организации любого мероприятия приходится говорить с различными людьми и улаживать разные, часто противоположные, требования подрядчиков и клиентов. Так что без дипломатического чутья в такой работе не обойтись.
• Координатор проекта. Каждое событие можно рассматривать как проект, имеющий характерные стадии (планирование, принятие, осуществление, завершение). Определенный этап требует составления, управления и контроля. Этим и должен заниматься event-менеджер.
• Знание event-технологий. Даже если специалист не числится главным технологом компании, ориентироваться в последних трендах и новинках отрасли он должен обязательно.
• Пророк. Как бы точно и подробно ни планировалось событие, в ходе его осуществления всегда будут возникать непредвиденные обстоятельства. Их необходимо предугадать и учесть.

Вот таковы реалии профессии, которая со стороны выглядит сплошным фейерверком развлечений и тусовок. В ней есть место празднику. И этот праздник тем радостнее, чем тщательнее проведена предварительная работа и выше профессионализм исполнителей.